arutsawandee

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับข้อมูล

ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของ หรือเหตุการณ์ต่างๆ โดยอยู่ในรูปของตัวเลข (Number) เช่น จำนวน ราคา ,ระยะทาง หรือ ปริมาณของสิ่งต่างๆ และในรูปแบบที่ไม่ใช่ตัวเลข เช่น ชื่อ , ที่อยู่ , ตำแหน่งหน้าที่การงาน เป็นต้น

ฐานข้อมูล (Data Base) คือ การจัดรวบรวมแฟ้มข้อมูลต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์กันและสามารถเรียกใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ช่วยให้ประมวลผลข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล ทำให้ประหยัดพื้นที่ของหน่วยความจำ เพราะข้อมูล มีความสำคัญช่วยตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระดับผู้บริหาร การจัดเก็บข้อมูลจึงมีความจำเป็น ข้อมูลถูกต้อง ทันสมัยเป็นปัจจุบัน และไม่ซ้ำซ้อน

ระบบฐานข้อมูล (DATABASE SYSTEM) หมายถึง โครงสร้างสารสนเทศ ที่ประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน ที่จะนำมาใช้ในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกัน ระบบฐานข้อมูลจึงนับเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้จะสามารถจัดการกับข้อมูลได้ในลักษณะต่าง ๆ ทั้งการเพิ่มข้อมูล การแก้ไข การลบ ตลอดจนการเรียกดูข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการประยุกต์นำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการฐานข้อมูล

ตัวอย่าง : ร้านค้าส่ง มีสินค้า หรือ ผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ มากมาย ๆ ซึ่งจะมีต้องมีข้อมูลประจำผลิตภัณฑ์นั้น ๆ เช่น ผงซักฟอก ประกอบด้วยยี่ห้อ น้ำหนัก ปริมาณ ขนาด และราคา ดังนั้น การเก็บรวบรวมผลิตภัณฑ์หลาย ๆ รายการ จะต้องนำเข้าสู่ระบบฐานข้อมูลสินค้า เพื่อสะดวกในการค้นหา

ตัวอย่าง : การจัดระบบฐานข้อมูลที่ใช้ในปัจจุบัน เช่น ฐานข้อมูลผู้ใช้โทรศัพท์ ฐานข้อมูลหนังสือ-วารสารในห้องสมุดฐานข้อมูลนักเรียน หรือ ฐานข้อมูลประชากร ฯลฯ ฐานข้อมูลเหล่านี้ จะนำเข้าสู่ระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเพื่อบริการให้กับบุคคลทั่วไป หรือเฉพาะกลุ่ม

โครงสร้างของข้อมูล

1. รหัส (Code)	คือ สัญลักษณ์ใช้แทนข้อมูล โดยปกติใช้เลขฐานสองเป็นรหัส
2. บิท (Bit : Binary Digit)	คือหลักในเลขฐานสอง ได้แก่ 0 และ 1
3. ไบต์ (Byte)	คือ กลุ่มของบิทโดยกำหนดให้ 8 บิท = 1 ไบต์
4. อักขระ (Character)	คือ รูปแบบ หรือ สัญลักษณ์ที่ใช้แทนภาษาของมนุษย์ แบ่งได้ ดังนี้ 4.1 ตัวอักษร (Font) ได้แก่ A-Z,ก-ฮ เป็นต้น 4.2 ตัวเลข (Number) ได้แก่ 0-9 เป็นต้น 4.3 เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์ (Symbol) ได้แก่ @, &, $ เป็นต้น
5. คำ (Word)	คือ กลุ่มของอักขระรวมกันเป็นความหมาย
6. เขตข้อมูล (Field)	คือ คืออักษรตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไป ที่มีความสัมพันธ์กัน เป็นรายละเอียด ของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ชื่อ,ที่อยู่หรือตำแหน่ง
7. ระเบียน (Record)	คือ ชุดของเขตข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความสัมพันธ์
8. แฟ้มข้อมูล	คือ ระเบียน ตั้งแต่ 1 ระเบียนขึ้นไป มีโครงสร้างของข้อมูลเหมือนกัน และสัมพันธ์กัน มาเก็บไว้ในที่เดียวกัน สามารถนำไปใช้งานได้ เช่น แฟ้มข้อมูลนักเรียนทั้งหมดในโรงเรียน

นอกจากโครงสร้างของข้อมูลทั้ง 8 โครงสร้างแล้ว ระบบฐานข้อมูลจำเป็นต้องอาศัยโครงสร้างของข้อมูลเพิ่มอีก 2 ชนิดคือ

เอนทิตี้ (ENTITY) หมายถึง ชื่อของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เปรียบเสมือนคำนาม อาจได้แก่ คน สถานที่ สิ่งของ การกระทำ ซึ่งต้องการจัดเก็บข้อมูลไว้ เช่น เอนทิตี้ของลูกค้า เอนทิตี้ของพนักงาน เป็นต้น บางเอนทิตี้อาจจะไม่มีความหมายเลย หากขาดเอนทิตี้อื่นในฐานข้อมูล เช่น เอนทิตี้ประวัตินักสึกษาจะไม่มีความหมาย หากปราศจากเอนทิตี้นักศึกษา เพราะจะไม่ทราบว่าเป็นประวัติของนักศึกษาคนใด

แอททริบิวต์ (ATTRIBUTE) หมายถึง รายละเอียดข้อมูลที่แสดงลักษณะและคุณสมบัติของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ เช่น เอนทิตี้นักศึกษา ประกอบด้วย แอททริบิวต์รหัสนักศึกษา ชื่อนักเรียนศึกษา ที่อยู่นักศึกษา เป็นต้น

บางเอนทิตี้ก็ยังประกอบด้วยข้อมูลหลายส่วน กลายแอททริบิวต์ย่อยมารวมกัน เช่น

แอททริบิวต์ที่อยู่นักศึกษา ประกอบด้วย บ้านเลขที่ ถนน ตำบล อำเภอ จังหวัด ดังนั้น

แอททริบิวต์ที่อยู่นักศึกษาจึงเป็น แอททริบิวต์ผสม (COMPOSITE ATTRIBUTE)

บางแอททริบิวต์ก็อาจจะไม่มีค่าของตัวมันเอง แต่จะสามารถหาค่าได้จากแอททริบิวต์อื่น เช่น แอททริบิวต์อายุ อาจคำนวณได้จาก แอททริบิวต์วันเกิด ลักษณะเช่นนี้จึงอาจเรียกแอททริบิวต์อายุว่าเป็น แอททริบิวต์ที่แปรผลค่ามา

ความสัมพันธ์ RELATIONSHIPS หมายถึง ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ เช่น ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้นักศึกษา และเอนทิตี้คณะวิชา เป็นลักษณะว่า นักศึกษาแต่ละคนเรียนอยู่คณะวิชาใดคณะวิชาหนึ่ง เป็นต้น

ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ จึงอาจแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภท คือ

1. ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง (ONE – TO ONE RELATIONSHIPS) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลในแอนทิตี้หนึ่งที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลในอีกเอนทิตี้หนึ่ง ในลักษณะหนึ่งต่อหนึ่ง เช่น

2. ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (ONE-TO-MANY RELATIONSHIPS) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลในเอนทิตี้หนึ่งที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลหลาย ๆ ข้อมูลในอีกเอทิตี้หนึ่ง เช่น

3. ความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม (MANY -TO-MANY RELATIONSHIPS) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลสองเอนทิตี้ในลักษณะกลุ่มต่อกลุ่ม

ความสำคัญของการประมวลผลแบบระบบฐานข้อมูล

1. สามารถลดความซับซ้อนของข้อมูลได้

2. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้

3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

4. สามารถรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล

5. สามารถกำหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันของข้อมูลได้

6. สามารถกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลได้

รูปแบบของระบบฐานข้อมูล

รูปแบบของระบบฐานข้อมูล มีอยู่ด้วยกัน 3 ประเภทคือ

1. ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (RELATIONAL DATABASE) เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่า รีเลชั่น (RELATION) มีลักษณะเป็น 2 มิติ คือเป็นแถวและเป็นคอลัมน์ การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตารางจะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์ (ATTRIBUTE) หรือคอลัมน์ที่เหมือนกันทั้งสองตารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูล เช่น

2. ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย (NETWORK DATABASE) ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะเป็นการรวมระเบียนต่าง ๆ และความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนแต่จะต่างกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คือ ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะแฝงความสัมพันธ์เอาไว้ โดยระเบียนที่มีความสัมพันธ์กัน จะต้องมีค่าของข้อมูลในแอททริบิวต์ในแอททริบิวต์หนึ่งเหมือนกันแต่ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะแสดงความสัมพันธ์อย่างชัดเจน โดยแสดงไว้ในโครงสร้าง เช่น

3. ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น (HIERARCHICAL DATABASE) ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น เป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบ พ่อ – ลูก หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบต้นไม้ TREE ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน Record ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล Field ของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ นั่นเอง

แผนผังโครงสร้างข้อมูล

โปรแกรม Ms- Access 97

1. การเข้าโปรแกรม และ ส่วนต่าง ๆ Ms- Access 97

การเปิดโปรแกรม Microsoft Access 97 มีลำดับขั้นตอน ดังนี้

คลิก ปุ่ม Start > Programs > Microsoft Access (ดังภาพ)

เมื่อเข้าโปรแกรม Microsoft Access ได้แล้ว จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ดังภาพ

ให้ผู้ใช้เลือก 2 แบบ คือ
1. สร้างฐานข้อมูลใหม่ โดยใช้ ...

ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database) หมายถึง การสร้างโดยผู้ใช้กำหนดรูปแบบเองทั้งหมด

ตัวช่วยสร้างฐานข้อมูล ( Database Wizard) หมายถึง สร้างโดยมีผู้ช่วยสร้าง

2. เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้ว (Open an Existing Database) หมายถึง เปิดใช้แฟ้มฐานข้อมูลที่ได้จัดทำไว้ก่อนหน้านี้ ซึ่งจะอยู่ในเครื่อง

Path/Directory C:\My Documents

2. องค์ประกอบของแฟ้มฐานข้อมูล Access 97

1. หน้าต่างโปรแกรม Microsoft Access 97

2. ส่วนประกอบต่างๆ ของโปรแกรม

1. แถบชื่อโปรแกรม ( Title Bar ) แสดงชื่อโปรแกรม และปุ่มควบคุมโปรแกรม ดังนี้
ปุ่มย่อ : Minimize

ปุ่มขยาย/คืนสภาพเดิม : Restoe/Maximize

ปุ่มปิด : Close

2. แถบรายการหลัก ( Menu Bar)

3. แถบเครื่องมือ (Tool Bar)

4. แถบชื่อแฟ้มข้อมูล ( File Database)

5. แถบทำงานฐานข้อมูล

6. แถบสถานะ (Status Bar) แสดงรายการหลักเพื่อเลือกใช้ทำงาน ได้แก่ File Edit View Insert Tools Widows Help

แสดงเครื่องมือทำงาน หรือ สัญรูป (Icon)

แสดงชื่อแฟ้มข้อมูล และปุ่มควบคุม

เป็นแถบรายการสร้างฐานข้อมูล ได้แก่ ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร และ โมดูล

แสดงสถานะการใช้งานในขณะนั้น

1. การออกแบบตาราง

ขั้นตอนการสร้างและออกแบบตาราง

1. คลิกแถบ “ตาราง”

2. คลิกปุ่ม สร้างใหม่

3. ปรากฏกรอบ ตารางใหม่ ให้เลือก Design View (มุมมองออกแบบ) จากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง

ทางเลือกการสร้างตาราง …Datasheet View ผู้ใช้ออกแบบ/สร้างตารางเอง ในมุมมองตาราง Design View ผู้ใช้ออกแบบ/สร้างตารางเอง ในมุมมองออกแบบ Table Wizard สร้างตารางแบบใช้ตัวช่วยสร้าง Import Table นำข้อมูลจากโปรแกรมอื่น มาสร้างตารางใหม่ เช่น Excel Link Table เชื่อมโยงข้อมูลจากตารางในฐานข้อมูลอื่น ๆ

4. ป้อนชื่อเขตข้อมูล – ชนิดข้อมูล – ขนาดและรูปแบบข้อมูล

จากนั้นให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับ ประวัติส่วนตัวของนักเรียน โดยกำหนดชื่อเขตข้อมูล และกำหนดชนิดของข้อมูล พร้อมทั้งกำหนดรายละเอียดของข้อมูลดังรูป

ขั้นตอนนี้ เป็นการป้อนชื่อเขตข้อมูล , กำหนดชนิด , ขนาดเขตข้อมูล และรูปแบบข้อมูล

1. ป้อนชื่อเขตข้อมูลตัวแรก คือ Customer ID

2. กำหนดกุญแจหลัก หรือ คีย์หลัก

3. มุมมองของตาราง ใช้คำสั่ง/ไอคอน มุมมองออกแบบและมุมมองแผ่นข้อมูล โดยคลิกเมนูมุมมอง แล้วเลือก มุมมองที่ต้องการ มุมมองแผ่นข้อมูล >>

ฟอร์ม

ฟอร์ม คือ หน้าต่างของฐานข้อมูลเพื่อการติดต่อกับผู้ใช้โดยตรง เสมือนหนึ่งการ InterFace ระหว่างฐานข้อมูลกับผู้ใช้ อาจจะมองเหมือนหน้ากากที่ครอบฐานข้อมูลไว้ แล้วเจาะช่องบางช่องไว้สำหรับป้อนข้อมูล และแสดงข้อมูล

ฟอร์มจะทำหน้าที่ในการ

สร้างตัวรับข้อมูลเพื่อการป้อนค่าเข้าสู่ตาราง

สร้างกล่องตอบโต้ที่สามารถกำหนดขึ้นเอง เพื่อรับข้อมูลจากผู้ใช้ และดำเนินการกับข้อมูลนั้น

สร้างฟอร์มสวิทซ์บอร์ดเพื่อควบคุมการปิด/เปิดฟอร์ม หรือรายงานอื่น เสมือนหนึ่งเป็น

ผู้บริหารระบบ

ในการสร้างฟอร์มเราจะสามารถ

กำหนดส่วนที่เป็นกราฟิก เช่น เส้น รูปภาพ ปุ่มต่าง ๆ หรือแม้แต่ข้อความอธิบายประกอบ จากกล่องเครื่องมือที่ใช้ในการออกแบบฟอร์มเพื่อความสวยงาม

สามารถดึงเขตข้อมูลภายในระเบียนที่อยู่ในตารางออกมาแสดง เพื่อการป้อนข้อมูลหรือแสดงข้อมูล

สามารถกำหนดนิพจน์เพื่อการคำนวณจากข้อมูลวัตถุที่อยู่ในฟอร์มได้ เสมือนหนึ่งเขียนโปรแกรมควบคุม เพื่อดึงข้อมูลจากวัตถุเหล่านี้ได้อย่างง่าย ๆ

ในการใช้งาน “ฟอร์ม” เราสามารถสร้างการเชื่อมต่อระหว่างฟอร์มกับแหล่งฐานข้อมูลที่เป็นระเบียนได้ โดยการใช้วัตถุในแบบกราฟิกที่เรียกว่า ตัวควบคุม โดยชนิดตัวควบคุมที่นิยมใช้มากที่สุดเพื่อการแสดงผล และการป้อนข้อมูลก็คือ กล่องข้อความ

กล่องข้อความจะช่วยให้เราไม่จำเป็นต้องจดจำข้อมูลต่าง ๆ และสามารถใช้เมาส์ไปคลิกเลือกได้โดยตรง ยกตัวอย่างเช่น เราสร้างฟอร์มของรายการอาหารจำนวน 20 ชนิด พร้อมราคาที่แตกต่างกันในตารางแบบปกติ

เมื่อลูกค้าสั่งอาหารในช่องรายการอาหาร เพียงแต่เราใช้เมาส์ไปคลิกที่ช่องรายการอาหาร โปรแกรมก็จะแสดงกล่องข้อความของรายการอาหารทั้งหมด

หลังจากที่เราคลิกเลือกรายการอาหาร โปรแกรมจะนำรายการอาหารที่เลือกมาใส่ พร้อมราคาตามแต่ชนิดของอาหาร และเมื่อเลือกรายการครบแล้ว จะทราบราคาที่ต้องจ่ายทันทีหลังจากป้อนข้อมูลเสร็จ

การสร้าง Form มีประโยชน์ดังนี้

1. สามารถกำหนดรายละเอียดให้มีความเหมาะสมกับงานแต่ละประเภทได้

2. มีความเป็นอิสระในการแสดงผลของแต่ละเขตข้อมูล ซึ่งไม่ต้องเรียงลำดับก็ได้

3. สามารถใส่ภาพ – เสียง และนำข้อมูลใช้งานบนเว็บไซต์ได้

4. ใช้แมโคร ควบคุมการทำงานของข้อมูลได้

การออกแบบฟอร์ม

ในการออกแบบฟอร์ม จะต้องกำหนดการวางรูปแบบให้เหมาะสมกับการใช้งาน กำหนดให้เลือก 7 แบบ คือ

Design View ผู้ใช้สร้างและออกแบบฟอร์มเอง

Form Wizard เปิดตัวช่วยสร้างฟอร์ม

AutoForm : Columnar สร้างฟอร์มอัตโนมัติ แบบเรียงเขตข้อมูลจากบนลงล่าง ตามแนวคอลัมน์

AutoForm : Tabular สร้างฟอร์มอัตโนมัติแบบเรียงเขตข้อมูลจากซ้ายไปขวาตามแนวของแถว

AutoForm : Datasheet สร้างฟอร์มให้แสดงในแบบตาราง

Chat Wizard เปิดเครื่องมือสำหรับสร้างฟอร์มประเภทแผนภูมิ

PivotTable Wizard สร้างฟอร์มที่มี PivotTable ของ Excel อยู่ภายใน

การออกแบบฟอร์มอย่างง่าย

1. คลิกเลือกกล่องข้อความ

2. คลิกลากเพื่อสร้างฐานข้อมูล

3. สดมภ์ที่เราสร้างขึ้น สามารถเคลื่อนย้ายไปมา หรือปรับขนาดได้อย่างอิสระ

4. คลิกที่ไอคอน “จัดเก็บ” เพื่อเก็บฟอร์มที่เราได้สร้างขึ้น

5. คลิกที่ไอคอน “มุมมอง” เพื่อดูรูปแบบที่เราได้สร้าง

6. ในมุมมองที่เราสร้างไว้จะปรากฏตามรูป

7. เราสามารถเข้าไปแก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อมูลได้โดยตรง

หน้าต่างฟอร์มจะนำข้อมูลที่อยู่ในตารางมาแสดง พร้อมกับจะสามารถแก้ไขเพิ่มเติมอีกได้เช่นกัน

การสร้างแบบสอบถาม

1. คุณลักษณะของแบบสอบถาม แบบสอบถาม (Query) คือ การกรองข้อมูลเฉพาะที่ต้องการ ให้แสดงผล จากข้อมูลที่มีจำนวนมาก การใช้Query จะช่วยให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและรวดเร็ว
ลักษณะของแบบสอบถาม : มีลักษณะคล้ายกับตัวกรอง (Filter) แต่จะมีประสิทธิภาพดีกว่า

2. เนื่องจากสามารถดึงข้อมูลจากหลายตาราง และยังขอดูข้อมูลจากเงื่อนไขเดิม กี่ครั้งก็ได้

ประเภทของแบบสอบถาม

แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล( Select Query )
- ใช้ในการเลือกข้อมูลจากตารางหนึ่งหรือมากกว่า ซึ่งตรงกับเงื่อนไขที่กำหนด นำมาไว้ในตารางของแบบสอบถามอีกชุดหนึ่ง

แบบสอบถามแบบแท็บไขว้( Cross Tab Query )
- ใช้เพื่อสอบถามความสัมพันธ์ระหว่าง 2 เขตข้อมูล หรือมากกว่า เหมาะสำหรับการแสดงข้อมูลในรูปแผนภูมิ

แบบสอบถามแบบใช้ตาราง( Make-Table Query )
- เป็นแบบสอบถามที่ใช้ในการสร้างตารางใหม่ จากข้อมูลที่แบบสอบถามได้ทำการเลือกไว้

แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล( Update Query )
- ทำหน้าที่ปรับปรุงกลุ่มของระเบียน และเปลี่ยนให้มีค่าตามที่กำหนด

แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล( Append Query )
- การนำข้อมูลที่แบบสอบถามเลือกไว้ เพื่อเพิ่มเป็นระเบียนต่อท้ายในตารางที่กำหนด

แบบสอบถามแบบพารามิเตอร์( Parameter Query )
- แบบสอบถามอันเดียว ใช้หลายๆครั้ง โดยเงื่อนไขที่แตกต่างกัน ในแต่ละครั้ง

แบบสอบถามแบบ ระบุเป็นภาษาSQL.( Structures Query Language)
- แบบสอบถามที่สร้างโดยข้อความ SQL. ซึ่งเป็นภาษามาตรฐาน ด้านฐานข้อมูลชนิดหนึ่ง

2. การสร้างแบบสอบถาม

ขั้นตอนการสร้างแบบสอบถาม

คลิกที่ แถบ แบบสอบถาม แล้ว คลิก ปุ่ม สร้างใหม่

ให้เลือก Design View จะปรากฏกรอบ แสดงตาราง

การเพิ่มชื่อ ให้เลือกชื่อ ตาราง แล้วคลิกปุ่ม เพิ่ม แล้ว คลิกปุ่ม ปิดจะได้ตาราง ที่แสดงผล ในแบบสอบถาม ดังภาพจากนั้นให้บันทึกและตั้งชื่อตาราง (ตั้งชื่ออัตโนมัติ)ในตัวอย่าง ชื่อ แบบสอบถาม 1

การใส่เขตข้อมูลใน ตารางของแบบสอบถามโดยการ ดับเบิลคลิก ที่ ชื่อเขตข้อมูลในตาราง แลัวคลิกปุ่มที่ช่องเขตข้อมูล หรือ ตาราง หรือ เรียงลำดับ แล้วเลือกตามต้องการ

ภาพตัวอย่าง :
ในตารางช่องที่ 2 จะให้แสดงชื่อเขตข้อมูลทั้งหมด ก็จะเลือก Order Detail.*( เครื่องหมาย .* เป็นการเลือกชื่อเขตข้อมูลทั้งหมด ในตาราง Order Detail)

รายชื่อเขตข้อมูลในตาราง : สำหรับแสดง ตาราง หรือ แบบสอบถาม ที่ใช้ฐานข้อมูล ของแบบสอบถาม ขณะนี้ ใส่รายละเอียดของแบบสอบถาม : ได้แก่

เขตข้อมูล (Field) : สำหรับใส่ชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการ ให้มีอยู่ใน แบบสอบถาม

ตาราง (Table) : สำหรับบอกว่าชื่อเขตข้อมูล ในช่อง เขตข้อมูล ได้มาจาก ตาราง หรือ

แบบสอบถามใดเรียงลำดับ (Sort) : สำหรับเรียงข้อมูล โดยใช้เขตข้อมูลที่มีอยู่ใน ช่อง เขตข้อมูล ด้านบนเป็นเกณฑ์แสดง (Show) : กำหนดให้แสดง หรือ ไม่แสดง เขตข้อมูลที่อยู่ในช่อง เขตข้อมูล ด้านบนเงื่อนไข (Chrteria) : กำหนด เงื่อนไขการกรองข้อมูลหรือ (Or) : เงื่อนไข Or ใช้ควบคู่กับบรรทัด เงื่อนไข (Chrteria)

เงื่อนไขการกรองข้อมูล 5 แบบ คือ

1. คณิตศาสตร์ + - - (unary) * / \ Mod ^	การบวก การลบ เปลี่ยนเครื่องหมายของนิพจน์ เป็นตรงกันข้าม การคูณ การหาร ( ค่าทศนิยม )การหาร ( ค่าจำนวนเต็ม )หาค่าเศษจากการหาร ยกกำลัง
2. เรียบเทียบหรือกำหนดค่า < <= > >= = <>	น้อยกว่า น้อยกว่า หรือ เท่ากับ มากกว่า มากกว่า หรือ เท่ากับ เท่ากับ ไม่เท่ากับ
3. ตรรกศาสตร์ And Or Not Xor Eqv	ให้ค่าจริง เมื่อเป็นจริงทั้ง 2 ค่า ให้ค่าจริง เมื่อค่าใด ค่าหนึ่งเป็นจริง กลับเป็นค่าตรงกันข้าม ให้ค่าจริง เมื่อมีค่าจริงเพียง 1 ค่า ให้ค่าจริง เมื่อเป็นจริงทั้งคู่ หรือ เป็นเท็จทั้งคู่
4. อักขระไวลด์การ์ด * ? # [ ] !	แทนตัวอักษร หรือ ตัวเลขกี่ตัวก็ได้ แทนตัวอักษร หรือตัวเลข เพียง 1 ตัว ที่ตำแหน่งนั้น แทนตัวอักษร 1 ตัว ที่ตำแหน่งนั้น แทนช่วงของตัวอักษร หรือ ตัวเลข ที่อยู่ภายในวงเล็บ แทนตัวอักษร หรือ ตัวเลขที่อยู่นอกเหนือ จากที่ตามหลังเครื่องหมาย !
5. อ้างอิง ลำดับที่ 1 2 3 4 5 6 7 8 9	( ) ^ - * / \ Mod + และ - &